INFORMACJE DLA BENEFICJENTÓW MAŁYCH PROJEKTÓW

Zarząd Lokalnej Grupy Działania „ Gorce-Pieniny”  uprzejmie   informuje  beneficjentów małych projektów składających wniosek o płatność w ramach działania: 413 wdrażanie LSR w zakresie małych projektów objęte PROW na lata 2007 – 2013, iż w celu sprawnego rozliczenia wniosków  o płatność  należy  przestrzegać  między innymi n.w zasad

Zasada 1

Rozpoczęcie realizacji projektu

Ø  Jeżeli po złożeniu wniosku o przyznanie pomocy Beneficjent wie, iż koszty VAT będą zaliczone do kosztów kwalifikowalnych powinien uzyskać i dołączyć do wniosku o płatność ostateczną Interpretację indywidualną w zakresie prawa podatkowego (interpretacji indywidualnej nie muszą dostarczać jst, instytucje kultury oraz osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej). Mając na uwadze okres oczekiwania 3 miesiące, wniosek o indywidualną interpretację należy złożyć odpowiednio wcześniej.

Interpretacja indywidualna wydawana jest przez Izbę Skarbową w  Katowicach oddział zamiejscowy 43-307 Bielsko-Biała ul. Traugutta 2a

Opłata za wydanie interpretacji wynosi: 40 zł.

Ø  Jeżeli Beneficjent wie, iż zmieni się zakres rzeczowy określony w umowie powinien wystąpić o aneksowanie umowy do Małopolskiego Urzędu Marszałkowskiego.

Ø  Beneficjent powinien przygotować oferty Wykonawców oraz kryteria ich wyboru do realizacji zadania.

Ø  Beneficjent winien obowiązkowo przygotować protokoły odbioru robót budowlanych lub montażu lub rozruchu maszyn i urządzeń.

W przypadku zakupionych usług/towarów, należy dostarczyć oświadczenie Beneficjenta, że zakupione towary/usługi spełniają wymogi ilościowo- jakościowe.

Ø  Aby płatność gotówkowa mogła zostać zaliczona do kosztów kwalifikowalnych nie może przekraczać kwoty 1 000,00 zł (kwota dotyczy całej faktury, nie można jej dzielić). Oznacza to, że koszty kwalifikowalne poniesione w ramach operacji poprzez płatność gotówkową w wysokości przekraczającej wartość 1 tys. zł nie będą w całości podlegały refundacji z uwagi na fakt, że zostały poniesione niezgodnie z rozporządzeniem. Cała kwota zapłacona gotówką będzie zaliczona do kosztów niekwalifikowalnych.

Ø  Jeżeli Beneficjent generował dochody w trakcie realizacji zadania należy przygotować odpowiednie dokumenty, które potwierdzą ich wysokość.

Ø  W przypadku uzyskania przez Beneficjenta dotacji/dofinansowania ze środków Funduszu Kościelnego lub jednostki samorządu terytorialnego należy przygotować umowę dotacji oraz ewentualnie aneksy, jak również jej rozliczenie, aby wykluczyć ryzyko podwójnego finansowania.

Ø  W przypadku organizowania imprez, szkoleń, warsztatów należy przygotować plan/program tej imprezy/szkolenia/warsztatów oraz jej dokumentację fotograficzną.

Ø  Karta pracy oraz usług świadczonych nieodpłatnie: Zakres prac wpisany do karty musi być spójny z umową przyznania pomocy. Ponadto należy dokładnie określić dni oraz godziny wykonania określonej pracy oraz w odpowiednich miejscach złożyć podpisy.

Dodatkowo: Jeżeli są dni robocze tygodnia należy dołączać wyjaśnienie, iż przepracowane godziny nie kolidują z wykonywanymi obowiązkami służbowymi wynikającymi z umów o pracę.

Ø  Dokumenty księgowe: Obowiązkowa jest adnotacja na fakturach/rachunkach odnośnie wyodrębnionego kodu rachunkowego/konta analitycznego/syntetycznego (w przypadku pełnej księgowości). Beneficjenci nie prowadzący pełnej księgowości wskazują numer pozycji z Zestawienia wszystkich dokumentów księgowych dotyczących operacji.

Ø  Należy pamiętać o umieszczaniu logotypów na dokumentach (np. plakaty, banery, zaproszenia, ulotki, kartki, strony internetowe itp.) związanych z realizacją rozliczanej operacji, wzory umieszczone są w „Księdze wizualizacji znaku PROW na lata 2007-2013".

Zasada 2

Przygotowanie wniosku o płatność

Ø  Należy zaopatrzyć się w aktualną wersję instrukcji wypełniania wniosku o płatność oraz dokładnie zapoznać się z jej treścią.

Instrukcja  dostępna jest  stronie:

 http://www.fundusze.malopolska.pl/prow/Strony/rozliczanie_projektow.aspx

Na stronie umieszczone są także informacje dotyczące  drugostronnego opisu na dokumentach księgowych.

Ø  Do wniosku należy dołączyć załączniki zgodnie z wykazem (zwracając uwagę czy dany dokument należy przedłożyć w oryginale czy w kopii, która będzie wykonana przez pracownika Urzędu Marszałkowskiego)

Ø  Wniosek należy składać osobiście pamiętając o tym, aby mieć ze sobą oryginały dokumentów księgowych (faktury, rachunki, umowy cywilnoprawne), które będą opieczętowane i podpisane przez pracownika Urzędu Marszałkowskiego.

Ø  Z wnioskiem należy przedstawić w Urzędzie Marszałkowskim oryginały dowodów zapłaty (dowody zapłaty bezgotówkowej przeprowadzonej poleceniem przelewu, dowody zapłaty gotówkowej).

Ø  Należy pamiętać, iż koszty kwalifikowalne w sekcji IV, V, VI muszą być tożsame.

Ø  Koszty kwalifikowalne w Sekcji V należy wpisać w wysokości faktycznie poniesionej i określonej na dokumencie księgowym. Powstałe ewentualne odchylenia należy wskazać w Sekcji VI oraz jeżeli istnieje taka konieczność udzielić stosownych wyjaśnień, jeżeli koszty różnią się od zapisanych w umowie przyznania pomocy ( +/- 10%).

Ø  W przypadku zakupu sprzętu komputerowego oraz braku licencji w wersji papierowej należy dostarczyć zdjęcie „naklejki" widniejącej na sprzęcie.

Ø  W przypadku powstania rozbieżności pomiędzy umową/opisem zadań a rozliczeniem dotyczące np. jednostek miary, innych nazw zakresu rzeczowo- finansowego, wzrostu/zmniejszenia kwoty kosztów kwalifikowalnych itp. należy złożyć wraz z wnioskiem o płatność stosowne wyjaśnienia.

Ø  Z wnioskiem o płatność ostateczną należy złożyć także Sprawozdanie z realizacji operacji (sprawozdanie oraz instrukcja wypełniania znajdują się na stronie podanej wyżej